O registro de processos condominiais, ou documentação de processos, tem o objetivo de descrever todos os trabalhos feitos pelo síndico dentro do edifício, seja manutenção, troca de equipamentos ou atividades de higiene e limpeza.
O síndico atual deve saber quais foram as medidas tomadas durante algumas gestões anteriores, para conseguir denominar as necessidades atuais do prédio, além de procurar atender e compreender as questões abordadas pelos moradores.
Por nossa experiência com pintura predial em condomínios, e com os processos internos dos mesmos, a Spectro Pinturas separou 4 tópicos que você precisa saber sobre o registro dos processos. Confira!
1. Os moradores podem ter acesso ao documento com gastos mensais do condomínio
A pasta onde o síndico registra todos os procedimentos e gastos feitos é um documento do condomínio, por isso, todos os moradores podem ter acesso.
- Lembrando que, o síndico não está sozinho em decisões de despesa com valores altos. Os gastos precisam ser votados e aprovados em assembléias.
- Após o fim do fechamento das contas mensais, os moradores podem ter acesso aos documentos. Esse é um dos direitos dele, portanto, não deve-se negar este acesso.
Quando um morador deseja ver esse documento, ele precisa primeiro avisar com antecedência e analisar todos os papéis onde o caderno se encontra, uma vez que não é permitido que nenhum morador leve a pasta para a sua casa.
2. Pontos que necessitam estar nesse documento
Não existe um padrão de como organizar esses gastos, porém, alguns tópicos devem estar presentes no documento, independente de qual seja a sua estrutura. Fique atento aos tópicos que deverão permanecer registradora no documento, como:
- Despesas do condomínio (folhas de pagamento, despesas de consumos, administrativas e manutenções)
- Termo de recebimento e verificação
- Extratos de todas as contas
- Receitas do condomínio
- Relatórios em caso de inadimplência
3. Em caso de manutenções, uma reunião com todos os moradores e conselheiros deve ser realizada
Quando o edifício necessita de algum reparo ou manutenção, uma reunião condominial deve ser realizada para colocar a par todos os moradores do porquê ocorrerá algum gasto a mais dentro do valor já aplicado.
- Dentro da prestação de contas, os moradores podem visualizar em quais materiais ou empresas o valor foi adicionado, além de garantir que houve realmente necessidade para tal despesa.
