Com o isolamento em 2020 em razão da pandemia, o e-commerce e o delivery ganharam muito mais força, fazendo com que os edifícios tivessem de desenvolver um maior controle de correspondências e recebimentos.
Contudo, mesmo antes desse aumento, o cenário já era bastante complexo, pois os síndicos são os responsáveis por garantir que a portaria siga todas as regras, de modo a evitar possíveis problemas.
Por ser um tema complexo e que exige máxima atenção, separamos um artigo para falar sobre:
- Como funciona o controle de correspondências?
- Como melhorar o recebimento de correspondências e encomendas no condomínio?
Confira tudo a seguir!
Como funciona o controle de correspondências?
De acordo com o artigo 22 da Lei nº 6.538/1978, os responsáveis pelos edifícios (administradores, gerentes, porteiros, zeladores e empregados) são credenciados a receber correspondências endereçados para qualquer uma de suas unidades e, em caso de extravio, responder judicialmente.
Dessa forma, o condomínio precisa ter muito cuidado no que se refere ao controle de correspondências e encomendas dos moradores do prédio.
- Uma forma de evitar conflitos e garantir tal controle é a determinação de regras por escrito no regimento interno do condomínio.
- Tais regras devem ser definidas durante a assembleia e com todos os condôminos presentes, legitimando o processo que será implementado.
Em muitos casos, os Correios fazem a entrega em um condomínio uma vez por dia, no que diz respeito a encomendas. No caso de cartas, é comum que o zelador ou porteiro façam a entrega ao destinatário.
Quando falamos de um condomínio maior, as cartas são destinadas às caixas de correspondência de cada unidade, ficando disponíveis para os moradores irem retirar a sua correspondência.
A gestão de encomendas deixadas no condomínio, seja de lojas ou por visitantes, é realizada mediante registrado e comunicação aos moradores, constando dia, horário e remetente.
- Os condomínios podem investir em aplicativos para auxiliar no controle de correspondências e encomendas.
- Essas ferramentas ajudam a emitir alertas no celular do morador para informar a chegada de pedidos e encomendas.
Como melhorar o recebimento de correspondências e encomendas no condomínio?
Todas as partes envolvidas precisam compreender como funciona a entrega de pequenos e grandes objetos. No caso de entrega de grande porte, o condômino fica responsável por receber, sendo avisado pela portaria quando a encomenda chegar.
Para as demais entregas, o recebimento pode ser feito pelo zelador ou pelo porteiro. Lembrando que essa entrega só poderá ser realizada mediante assinatura de recebimento do profissional, no caso o porteiro, que terá a responsabilidade em caso de danos ou avarias.
Para garantir um controle de correspondências, o síndico deve:
- Orientar os funcionários sobre as principais regras estabelecidas no prédio.
- Adotar protocolo de assinatura e recebimento de correspondências e encomendas.
- Destinar um espaço para armazenar os volumes.
- Estabelecer um prazo para o morador retirar a encomenda.
- Nomear alguém para receber as encomendas caso não haja porteiro no condomínio.
