Aqui na Spectro, sempre sugerimos boas práticas para economizar e conter gastos durante seu período de administração como síndico, porém hoje, além de dicas, vamos colocar a mão na massa! Acreditamos que para um controle financeiro de condomínio ser eficaz é necessário monitorar as despesas de perto. Para realizar esse monitoramento, existem duas boas opções:
- Terceirizar o serviço
- Montar uma planilha e monitorar os gastos
Neste artigo, vamos listar quais são as despesas mais expressivas na maioria dos condomínios (e que precisam estar na sua planilha) e daremos algumas dicas para montar a sua planilha de monitoramento dos gastos deste ano.
Quais despesas do condomínio precisam estar na planilha?
Há algumas semanas, postamos um artigo sobre como evitar gastos no condomínio, no qual citamos maneiras de reduzir as despesas mais expressivas. A lista que faremos hoje se assemelha àquela, e você pode ler sobre cada item com mais detalhes aqui. As despesas que precisam entrar em sua planilha de controle são:
- Impostos, taxas e contribuições: INSS, SAAE, CPFL, IPTU.
- Conservação e manutenção: Mensalidade da manutenção do elevador, renovação do seguro do condomínio.
- Folha de pagamento e encargos: Limpeza contratada pelo condomínio, vale-transporte e cestas básicas dos funcionários, despesas trabalhistas, mensalidade do escritório de contabilidade.
- Fornecedores diversos: Despesas com empresas administradoras de condomínios, bancárias, com impressão de documentos.
- Registro de inadimplência: Apartamentos com taxas de condomínio em débito.
Os itens que irão compor cada tópico descrito acima dependem da realidade do seu condomínio.
Posso terceirizar o serviço de contabilidade do condomínio?
Sim. O Código Civil permite que o síndico contrate empresas e prestadores de serviços que o ajudem a cumprir todas as obrigações e arcar com todas as responsabilidades administrativas que lhe cabem. Portanto, é possível contratar uma empresa de contabilidade para realizar os controles financeiro e de despesas do condomínio. Para esse serviço, tenha o cuidado de selecionar empresas ou contadores que tenham experiência e conhecimento das obrigações tributárias de condomínios.
Como montar uma planilha para uma boa administração de condomínios?
A planilha vai lhe ajudar a controlar as despesas porque, nela, todas as transações financeiras serão registradas. Para começar a estruturar a sua planilha você precisa, primeiramente, eleger a plataforma em que ela se hospedará. Nós recomendamos o programa Excel, do pacote Office (verifique se o seu computador possui este programa), ou a ferramenta de Planilhas Google, muito similar.
Existem vários modelos de planilhas para condomínios disponíveis na internet, caso você decida fazer o controle das despesas do condomínio que administra sozinho. Em uma busca rápida, você pode encontrar o modelo mais confortável para você. Porém, lembre-se que a planilha precisa ser personalizada e conter os dados específicos do seu condomínio.
A maioria das planilhas prontas disponibilizadas online traz duas abas:
- Para Plano de Contas: Nesse plano, todas as contas estarão descritas (recebimento de parcelas, recebimento de aplicações, despesas com funcionários, seguros, impostos, etc.). Este plano precisa ser personalizado e descrever todas as contas do seu condomínio (com aqueles itens listados no item 2 deste artigo). Você pode encontrar mais informações sobre planos de contas aqui.
- Para Demonstração Financeira: Conjunto de relatórios contábeis que expõem a situação financeira da empresa. Com base nos demonstrativos, é possível controlar o fluxo de caixa, apurar os impostos e gerenciar melhor os aspectos financeiros do condomínio. Você pode encontrar mais informações sobre demonstrações financeiras aqui.
Esses são os itens e os termos que você precisa conhecer para elaborar uma planilha que lhe ajude a monitorar as despesas do seu condomínio. Como administrador de condomínio, você preenche planilhas ou contrata serviços administrativos e contábeis?
